Forretningsorden

1. Hvem indkalder til bestyrelsesmøder?

Formand eller næstformand indkalder med input fra de øvrige medlemmer.

2. Hvornår indkaldes?

Bestyrelsens møder fastlægges i en samlet årsplan.

3. Hvordan indkaldes?

Årshjul lægges på administrationssiden (hjemmesiden). Dagsorden er fast og evt. særlige punkter sendes senest dagen inden mødet. De faste punkter på dagsordenen vil være:

  1. Godkendelse af dagsorden/punkter til dagsorden
  2. Status og info fra stalden samt rideskole aktiviteter
  3. Status og info fra kaninerne
  4. Status og info fra bygge og anlæg
  5. Status på fonde
  6. Status på økonomi
  7.  Evt.

4. Hvordan afvikles mødet?

Det er formanden, der leder mødet, medmindre andet er aftalt.

5. Bestyrelsens beslutningsdygtighed, beslutningsprocedurer og afstemningsregler

Formandens stemme er udslagsgivende ved stemmelighed.

6. Udarbejdelse af referat

Referatet tages skiftevis mellem medlemmer. Der indsendes inden for tre dage efter hvert møde. Et resume udarbejdes og lægges på hjemmesiden inden næste bestyrelsesmøde.

7. Opgavefordeling i bestyrelsen

Ved konstituering vælges formand, næstformand, sekretær og kasserer.

Kun Formand og Kasserer funktion kan ikke kumuleres ved samme person.

Medlemmer af bestyrelsen kan desuden have forskellige ansvarsområder som aftales ved behøv og føres til referat. En oversigt for ansvarsområde bliver annonceret på rideklubbens informationstavle.

Bestyrelsen kan frit invitere folk med særlige opgaver eller kompetencer til at deltage i en udvidet ledelse.

8. Arbejds- og ansvarsfordeling

Formand og formandskab

Er den juridiske ansvarlige på vegne af foreningen: underskriver kontrakter, aftaler osv. For daglig kontrakter relateret til drift er formand og næstformand i samråd med daglig leder tegningsberettiget. Andre forpligtende aftaler (optage af lån, salg af aktiver f.eks.) skal godkendes af hele bestyrelsen.

Dvs. er også ansvarlig for at foreningen opfylder sine krav ift. administration, skat, arbejdsforpligtelser osv. Dette kan delegeres videre ved aftale og føres til referat. Delegation skal revideres hver år ved konstituering.

Hvis bestyrelsen ansætter personale, er det formanden, som er direkte ansvarlig for daglig leder og indgår samt styrer alle aftaler med daglig leder om individuelle vilkår, opgaveportefølje, prioritering  osv.

Øvrige personale er under ledelsen af daglig leder. Særlig vilkår aftales med bestyrelsen.

Formanden er ansvarlig for, at der afholdes generalforsamling, bestyrelsesmøder, og at der nedsættes udvalg.

Formanden er det officielle og primære ansigt udadtil: med partnere, med kommune osv. Delegation kan aftales nærmere. I formandens fravær er det den daglige leder, som er ansigt udadtil, alternativ næstformand, eller kasserer. Der defineres et ”chain of command” ved konstituering.

Formanden har den overordnet kontrol over økonomi, sekretær og kasserer arbejde.

Næstformand er til støtte og stand-in for formanden ved forfald

Sekretær

 Sekretær skal sørge for at administrationen er i orden:

Referat fra møder, indkaldelse til generalforsamling, opdatering af hjemmesiden med bestyrelsesreferat samt journalisering på klubbens arbejdsdrev.

Kasserer

Bog og protokolføring samt kontrol af regnskab

Er ansvarlig for at økonomi og skat er i orden i samarbejde med formand

Skal styre bogholderi efter beslutninger fra bestyrelsen i samarbejde med daglig leder

Følge op med budgetplanlægning og realiseret budget

Udarbejde regnskab til præsentation på generalforsamling

Desuden ansvarlig for daglig kommunikation i relation med banken.

Kasseren er altid assisteret af en anden økonomiperson som agerer som anden godkender for alle økonomiske transaktioner. Den anden økonomi person behøver ikke at være medlem af bestyrelsen men kommer automatisk ind som medlem af udvidet ledelsesgruppe.

9. Obligatorisk udvalg:

Forretningsudvalg er et månedligt møde mellem formandskab og daglig leder relateret til daglig drift, sparring samt støtte til beslutninger om daglig drift.

Økonomiudvalg holdes af daglig leder, formandskab og kasserer. Skal mødes min. hvert kvartal.

Andre udvalg er aktivitetsrelateret og nedsættes ellers afvikles efter behøv af bestyrelsen.

Siden 2019 er der nedsat følgende udvalg:

Cafeteriaudvalg

Kaninafdelingsudvalg

Fonde- og sponsoratudvalg

Aktivitetsudvalg.

Medlemmer skal inddrages aktiv i disse udvalg. De kan bestyres udenfor bestyrelsen

10. Tavshedspligt.

Bestyrelsesmedlemmer kan være forbundet med tavshedspligt ift. diskussioner som tages i bestyrelsen medmindre andet er aftalt. Der føres referat af diskussioner eller beslutningsreferat efter hvert møde.

11. Udgiftsdækning:

Udgifter af bestyrelsesmedlemmer relateret til deres bestyrelsesarbejde refunderes kun hvis aftalt på forhånd og godkendes af økonomiudvalg eller bestyrelsen. Der refereres til repræsentationsudgifter, deltagelse til konferencer osv.

12. Inddragelse af de unge i bestyrelses beslutninger

På sigt ønsker vi at involvere repræsentanter for de følgende grupper: opstalder, partrytter og elevskole. Bestyrelsen og daglig leder vil arbejde på en passerende form for inddragelse, som tager hensyn til repræsentantens alder og kompetencer.

Vores sponsorer